Özel Kalem Müdürlüğü




Serhat AKBULUT
Özel Kalem Müdürü
 


GÖREV TANIMI
a)Başkan’a ve müdürlüğe gelen-giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanması ve arşivlenmesini sağlamak,
b)Açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri ve diğer önemli günlerde düzenlenen organizasyonlar hakkında Başkan’a bilgi vermek,
c)Başkan’ın yurtiçi ve yurtdışında katılacağı toplantı programlarının gerekli hazırlıklarını yapmak, iletişim, ulaşım ve konaklama işlemlerini organize etmek,
ç) Başkan’ın ziyaretine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını sağlamak ve bu konuda gerekli organizasyonları yapmak,
d)Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,
e)Başkan’ın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Başkan ile görüşmelerini sağlamak,
f)Belediyede hizmet veren tüm birimler ile Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak,
g)Başkanın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak,
ğ) Başkanlığa intikal eden tüm sözlü ve yazılı dilek, şikayet, öneri v.b. konuların izlenmesi ile sonuçlarının ilgililere en kısa zamanda iletilmesini sağlamak.
h) Kardeş şehir ilişkilerini düzenlemek, kardeş şehir protokollerini takip etmek ve gerekiyorsa yenilemek,
ı) Belediyenin dış ilişkiler ile ilgili tüm faaliyetlerini yürütmek ve organize etmek,
i) Başkanlık tarafından verilen diğer görevleri yapmak,