Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı




Vedat ÇOBAN
Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı
 

GÖREV TANIMI

a) Evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, meclis ve encümen kararlarının alınması ve
arşiv iş ve işlemlerini mer-i mevzuat hükümlerine göre yürütmek,
b) Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve Belediye Kanunu’nun Büyükşehir Belediye Meclisine
yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyonu sağlamak,
c) Olağan ve olağanüstü Meclis toplantılarının iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
ç) Meclis kararlarının yazılımını sağlamak, ilgili mercilerin onayını aldıktan sonra karar
asıllarının ilgili birimlere intikalini ve birer nüshasının arşivlenmesini sağlamak, meclis gündemini
ve karar özetlerini internette yayınlattırmak,
d) Meclis kararlarının yürürlüğe girmesini sağlamak,
e) Büyükşehir Belediye Encümeninin iş ve işlemlerine ilişkin gerekli koordineyi sağlamak,
f) Encümen toplantılarında görüşülmek üzere, belediye birimlerinden gönderilen ve Başkan
tarafından Encümene havalesi yapılan konulara ilişkin Encümen toplantı gündeminin
oluşturulmasını sağlamak,
g) Encümen kararlarını yazdırarak ilgili onaylardan sonra karar suretlerinin teklifin geldiği
ve diğer ilgili birimlere ulaştırılmasını, karar asıllarını sırasına göre dosyalaması ve arşivlenmesini
sağlamak,
ğ) Belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alınması, konularına
göre evrak ve belgelerin ayırımının ve kaydının yapılarak imza işlemlerinin tamamlandıktan sonra
ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da
gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlamak,
h) Arşiv Şube Müdürlüğü marifeti ile Belediyenin arşiv hizmetlerini yürütmek,
ı) Birim arşivlerinde bekleme süreleri dolan evrakların kurum arşivince teslim alınmasını
sağlamak,
i) Muhafazasına gerek kalmayan dosya ve evrakların imha listelerinin çıkartılarak gerekli
onaylardan sonra kontrollü imhasının yapılmasını sağlamak,
j) Meclis kararıyla oluşturulan Komisyonların, koordinatörlüğünü yürütecek Daire
Başkanlıklarının belirlenmesinin Başkanlık onayına sunulmasını sağlamak,
k) Başkanlıkça verilen diğer görevleri yerine getirmek,